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2022.9.12
取引先企業やお客様には年末のご挨拶メールを送ろう！タイミングと書き方ルール
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年の瀬が迫ってくると、師走と言われるほどに誰もがバタバタと忙しくなってきますよね。
そんな中でも、その年にお世話になった方への感謝を伝える年末のご挨拶は社会人として忘れずにしっかり行いたいものです。
改めて年末のご挨拶を行うタイミングや、好印象を実現するために知っておきたいポイントなど確認しておきましょう。
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目次
取引先への年末の挨拶はメールでもよい？
基本的には、取引先への挨拶は直接出向いて、顔を見て行うのがよいとされています。
しかし年末の挨拶となると、忙しさのあまりなかなか足を運びにくいのではないでしょうか。
取引先企業にとっても、忙しい中で挨拶のためだけにアポイントをとられることが負担になってしまうかもしれません。
その際には、年末のご挨拶はメールで済ませても構いません。
しかしメールの送り方を間違えてしまうと、相手に対して失礼な印象になってしまうこともあります。
そのため、メールで年末の挨拶をするときは「メールで済ませてしまい申し訳ありません」という意識とともに丁寧な書き方を心がけてください。
まずメールを送るタイミングですが、やはり年末にはなるもののあまりに最終営業日に近いと迷惑をかけてしまう可能性があります。
例えば最後の営業日に、自分の仕事は終わっているのに届いたメールの返信をするために残業することになった……とあっては、相手に失礼ですよね。
そのため、年末のご挨拶メールは年内の最終営業日の1週間～3日前を目安に送るようにしましょう。
企業は12月28日頃が仕事納めとなるケースが多いですから、おおむね25日頃には挨拶を送っておきたいですね。
また、取引先から先にメールが送られてきたのであれば、すみやかに返事を送ってください。
取引先の年末のご挨拶をメールで書くときに意識すべきこと
メールには、次のような要素を忘れずに取り入れるようにしてください。
・時候の挨拶
・今年1年お世話になったこと、またそれに対しての感謝の言葉
・年内の最終営業日やどこまでを休業期間とするか
・結びの挨拶
上記のような内容は、必ず記載しましょう。
また、忙しくなる年末は相手が件名を見て内容に検討がつくようにしておくことも、大切な気遣いと言えます。
例えば、件名には何の件かわかるように「年末のご挨拶」と明記する必要がありますが、相手はこの時期同じようなメールを複数受け取るでしょう。
そのためあわせて企業名と、自身の名前を添えて書くようにしてください。
お客様へ送る年末の挨拶メールは？
ここまで、取引先企業へ送る年末の挨拶メールとして解説してきましたが、相手がお客様へのメールはどのように書くのでしょうか。
まず、メールを送るタイミングですが相手がお客様であれば、取引先へ送る場合よりも早めのタイミングで送るようにしてください。
目安はだいたい、最終営業日から1週間前頃を目安としましょう。
お客様によっては「年末のお休みまでに、お店やサービスを利用しようと考えていた」という人もいるはずです。
あまり年末の差し迫った頃に挨拶をすると「もう利用するタイミングがない！」という事態になりかねません。
サービスによっては、休業期間中の緊急連絡先をメールに記載しておくのもよいでしょう。
もちろん年末の挨拶や、今年もお世話になったこと対する感謝、来年の抱負などもあわせて明記しておきましょう。
上司や同僚へ年末の挨拶メールを送るときは？
取引先やお客様だけでなくお世話になった上司や同僚にも、しっかりと年末の挨拶を送りましょう。
上司や同僚であれば、年末の挨拶は早めにする必要がありませんので最後の営業日に挨拶をします。
取引先やお客様への挨拶と違ったポイントとして、上司や同僚はオフィス内で顔を合わせているはずですから、メールではなく直接挨拶をしてください。
どうしても相手に会えない、相手が出勤していないときなどはメールでも構いませんが、そうでない限りメールで挨拶をすますことがないようにしましょう。
どうしてもメールでの挨拶になってしまうのであれば、そのことに対するお詫びを忘れずに添えるようにしてください。
上司や同僚のような近しい人であれば、感謝を伝えるにあたって具体的な内容を記載するのもおすすめです。
「◯◯のときにはサポートいただきありがとうございました」というように、どんなシーンに対して特に感謝を伝えたいのか考えて書いてみましょう。
メールで年末の挨拶を送るとき気をつけたいこと
正直なところ、年末の挨拶は同じような表現になりやすく、ついつい「一斉送信でもいいのでは？」と思ってしまうかもしれません。
しかし一斉送信の挨拶は、どうしても事務的な印象を与えてしまいます。
そのため、年末の挨拶は必ず1人ずつ送るようにしましょう。
本文や件名に「〇〇様」と入れるなど、「あなたにだけ送っています」とわかるような表現を心がけてください。
内容について、表現が共通する部分はコピーペーストでも構いませんが、その際には「○○様」の部分をきちんと入れ替えているか注意深く確認してください。
ほかの人の名前が入っているメールを送るような、失礼なことがないように注意なしょう。
まとめ
年末の挨拶は、一年をしめくくる大切な挨拶ですのでお世話になった相手には、忘れずに送るようにしましょう。
より丁寧な挨拶を実現したいなら、直接会って、簡単な贈り物とともに挨拶するのもおすすめです。
